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コラム

「苦手な業務No.1」保育士の書類作成!5つの書類と効率化させるポイント

お役立ちコラム 2022.04.28

保育士の仕事には、子どもと接する業務以外にも多くの事務作業が発生します。

なかでも書類作成の業務は、ほとんどが手作業で行われることもあり、手間と時間がかかるため、苦手意識や負担を感じている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、少しでも書類作成の工数を減らすため、保育士が作成する主な書類の種類を解説し、書類を効率的に作成するためのポイントをご紹介します。

保育士が作成する書類

保育計画

保育目的の達成に向けて、子どもたちとどのような活動を行うのかを示した計画書です。

園によって作成頻度は異なりますが、季節の行事やイベントの予定を立てながら、人間関係や食育などの視点においてどのような成長を遂げてほしいのかを考え、計画を立てます。

連絡帳

保育士と保護者の間で子どもの様子を共有し、コミュニケーションをとるためのツールです。

保育士が一方的に一日の様子を伝えるだけではなく、保護者の方から相談や要望が記入されることもあり、信頼・協力関係を築くためにも重要な役割であるといえます。

おたより

保育士から保護者へ向けて、クラスや園の全体的な情報を発信するツールです。

園便り、クラス便りなどさまざまなお便りがあり、子どもたちの成長の様子を交えながら、行事に関する報告やお礼、保護者への協力のお願いなどの発信をします。

保育日誌

保育士自身が保育活動を振り返るための日誌です。

子どもたちとの一日の流れや行動、成長の様子を詳細に記入しておくことで、保育目標に沿った活動ができているかを振り返ることができます。

保育経過記録

子どもの心身の発達や成長状況の記録です。

日常生活のスキルや運動能力、言葉の理解度などを継続的に記録し、成長状況を把握します。子どもたちの自立を援助する際の指標にもなります。

上記の5つ以外にも、保育士にはさまざまな書類作成業務が発生します。次は、書類を効率的に作成するためのポイントを見ていきましょう。

書類を効率的に作成するためのポイント

フォーマットを作成する

定期的に繰り返し作成するものはフォーマットを作成しておきましょう。

(例

・季節の挨拶等の文章はワードにまとめる

・おたよりの構成やレイアウトはパワーポイントにまとめる

・ネットからイラスト素材を使用する場合はサイトをブックマークにまとめる

文章やデザインは一から作ろうとすると時間がかかってしまうため、予めフォーマットを用意しておきましょう。

おおまかな枠を作っておくことで、書類の作成に費やす時間を大幅に削減することができます。

また、フォーマットを用意することで書類のテイストに統一感が出ることもメリットです。

些細なことでもこまめにメモをとる

保育活動のなかで気がついたこと、気になったことは、アプリなどの手軽にメモがとれるツールを使ってこまめに記録をしておきましょう。

些細なことであっても、子どもの成長過程においては大切なヒントになり得ることが多々あります。

日記アプリなど日毎の記録ができるツールですと、過去と現在の状況や様子を比較しやすいため、長期的視点での子どもの成長を記載したい書類を作成する際にとても便利です。

書類に合わせた文章の書き方を身につける

保育日誌のように毎日記録するものは、読み返したときに内容が把握しやすいよう、一文を短く簡潔に書くことを心がけましょう。

おたよりや連絡帳など保護者の方へ向けて子どもや園の様子を発信するものは、具体的な描写や表現を織り交ぜて情景を共有することが大切です。

このように、作成する書類に合わせた文章の書き方を身につけると、要点がまとまりやすくなり、効率的に文章を組み立てることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

保育士が作成する書類は、保育の質を向上させるための重要な資料となり、保護者の方にとっては子どもたちの成長過程を知るための大切な記録となります。

書類作成は、書類の目的を把握し、文章作成のコツを掴むことで業務効率を上げることができますので、限られた時間の中でわかりやすく簡潔な書類を作成できるよう各ポイントを意識してみましょう。

その他、保育士の業務についてお悩みごとがございましたら、保育Loveit!のキャリアアドバイザーへお気軽にご相談ください。